Algemene voorwaarden Safex Certificatie Instelling B.V. en Safex Inspectie Instelling B.V.

1. Algemeen
a. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, adviezen, overeenkomsten en (rechts)handelingen tussen Safex Certificatie Instelling B.V. (verder: “SCI”) en/ of Safex Inspectie Instelling B.V. ( verder “SII”) en haar Opdrachtgevers (verder: “de Opdrachtgever”).
b. Deze voorwaarden zijn eveneens van toepassing indien SCI/ SII gebruik maakt van derden.
c. Alle eventueel afwijkende bedingen gelden enkel indien ze schriftelijk zijn vastgelegd.
d. Algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij zij door SCI/ SII schriftelijk zijn aanvaard.
e. Voor zover deze voorwaarden zijn opgesteld in een andere taal dan de Nederlandse, dan is de Nederlandse tekst bij

2. Offertes en overeenkomsten
a. Alle offertes van SCI/ SII zijn vrijblijvend en gelden ten hoogste voor 3 maanden, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.
b. SCI/ SII kan niet aan haar offertes worden gehouden indien de Opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat de offertes een kennelijke vergissing of verschrijving bevatten.
c. De prijzen zijn exclusief BTW, alsmede exclusief eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, waaronder reis- en verblijfkosten.
d. Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige en/of vervolgopdrachten, tenzij anders vermeld.
e. De overeenkomst is enkel geldig, indien deze schriftelijk dan wel per e-mail is vastgelegd c.q. bevestigd. Ook afspraken die zijn gemaakt met werknemers van SCI/ SII zijn enkel geldig, indien deze schriftelijk dan wel per e-mail door SCI/ SII zijn bevestigd.

3. Uitvoering van de overeenkomst
a. SCI/ SII zal zich naar beste inzicht en vermogen inspannen haar dienstverlening en advisering optimaal uit te voeren; de uitvoeringstermijnen van SCI/ SII zijn echter indicatief.
b. Het is SCI/ SII toegestaan om de overeenkomst in delen uit te voeren en deze delen afzonderlijk te factureren.
c. De opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat de door SCI/SII verzochte c.q. benodigde informatie tijdig wordt verstrekt, alsmede dat de informatie volledig en correct is. Bij naamswijziging, adreswijziging en/of verandering van de identiteit van de onderneming dient de onderneming SCI/SII hiervan direct schriftelijk in kennis te stellen. Voor het doorvoeren van wijzigingen die betrekking hebben op het opnieuw aanmelden bij de SSVV/SNA, aanpassing op het certificaat c/q rapportage worden hiervoor kosten in rekening gebracht a €450,00.
d. De opdrachtgever dient er zorg voor te dragen dat tijdens iedere inspectie/audit toegang is tot een internetverbinding of Wifi.
e. Na afronding van iedere inspectie/audit zal de opdrachtgever een rapportage hiervan ontvangen. Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de genoemde onderneming en mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden verstrekt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van SCI/SII. De rapportages worden eenmalig digitaal verstrekt. Indien er een kopie van de rapportage wordt opgevraagd worden hiervoor kosten in rekening gebracht a € 65,00.
f. Het is de verantwoordelijkheid van de onderneming dat hij/zij ten aanzien van de SSVV en/of SNA schema voldoet aan de vereisten van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB) en de autoriteit persoonsgegevens (AP). Hiermee wordt onder andere bedoeld, dat de geïnspecteerde onderneming de verplichting heeft de betrokkenen die onderzocht zijn te informeren.
g. Wordt aan lid c van dit artikel door de Opdrachtgever niet of niet voldoende voldaan, dan heeft SCI/ SII het recht om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de hierdoor ontstane extra kosten bij de Opdrachtgever in rekening te brengen.
h. Conform de Wet op de privacy (WpB) welke is overgegaan in de Europese AVG d.d. 25-05-2018 is het niet meer toegestaan om documenten met BSN-nummers en/of Sofi-nummers te verstrekken aan derden (SCI/SII). Hierbij is de opdrachtgever dan ook zelf verantwoordelijk om deze documenten conform de AVG aan te leveren. Indien de opdrachtgever wel documenten verstrekt dan wel aanlevert met BSN-nummers en/of Sofi-nummers aan SCI/SII, is SCI/SII verplicht deze nummers te verwijderen in de aangeleverde documenten. Indien dit het geval is zal SCI/SII aan opdrachtgever een factuur toe sturen voor het afschermen/verwijderen van deze nummers van minimaal € 135,00 excl. BTW.

4. Derden
SCI/ SII is bevoegd om derden in te schakelen en een eventuele aansprakelijkheidsbeperking van die derde namens de Opdrachtgever te aanvaarden.

5. Aansprakelijkheid
a. SCI & SII hebben een adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. De polis ligt ter inzage op het kantoor van SCI/ SII.
b. De aansprakelijkheid van SCI & SII is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de verzekeraar van SCI/ SII ter zake wordt uitgekeerd. Indien de aansprakelijkheid van SCI/ SII door de verzekeraar niet volledig is gedekt, dan is de aansprakelijkheid van SCI/ SII beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van de betreffende opdracht, waarbij ingeval van een duurovereenkomst geldt ten hoogste het factuurbedrag van de laatste factuur is. Te allen tijde is de aansprakelijkheid van SCI/ SII beperkt tot een bedrag van maximaal het factuurbedrag van de laatste factuur, met een maximum van
€ 5.000, -.
c. SCI/ SII sluit iedere aansprakelijkheid voor (in)directe schade uit, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
d. SCI/ SII is nimmer aansprakelijk voor enige schade die veroorzaakt is door de door haar ingeschakelde derde(n).
e. Tijdens een inspectie beoordeelt SCI/ SII de conformiteit met de norm op basis van steekproeven. Een volgende inspectie kan tot een ander resultaat leiden. Aan eerdere inspecties kunnen daarom geen aanspraken of rechten worden ontleend.
f. Opdrachtgever vrijwaart SCI/ SII ter zake van alle mogelijke aanspraken en vorderingen van derden.
g. SCI/ SII kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van de uitkomst van de uitgevoerde inspectie.

6. Overmacht
a. Tekortkomingen van SCI/ SII in de nakoming van de overeenkomst kunnen haar niet worden toegerekend, indien zij niet te wijten zijn aan haar schuld, noch krachtens de wet, de overeenkomst of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komen en geven de Opdrachtgever geen recht tot ontbinding van de overeenkomst of tot schadevergoeding.
b. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: telecommunicatiestoringen/storingen in het elektronisch berichtenverkeer, het onverwacht uitvallen van derden, plotselinge ziekte inspecteur, bedrijfsstoornis, diefstal of vernieling van bedrijfsmiddelen c.q. bedrijfsgegevens, technische mankementen, transportproblemen, staking, de gevolgen van natuurgeweld, e.d. Dit alles ook indien deze moeilijkheden zich voordoen bij derden die door SCI/ SII bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken.

7. Tarieven, kosten en betaling
a. De betalingstermijn is 14 kalenderdagen voor aanvang inspectie/audit en bij na facturatie 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op.
b. SCI/ SII heeft het recht om een voorschot te verlangen en de uitvoering van de overeenkomst op te schorten totdat het voorschot is voldaan.
c. De reiskosten zijn niet bij de prijs inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
d. De reiskosten bedragen 0,36 euro per kilometer of de op dat moment geldende openbaar vervoertarieven.
e. De kosten van derden die SCI/ SII ten behoeve van de opdracht moet maken (waaronder verblijfskosten), worden aan de Opdrachtgever doorberekend.
f. Bij op- en/of aanmerkingen zijdens de Opdrachtgever ten aanzien van de door SCI/ SII gezonden facturen, dient de Opdrachtgever binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk bij SCI/ SII te reclameren. In geval reclame niet plaatsvindt binnen voormelde termijn, dan wordt de Opdrachtgever geacht akkoord te gaan met de uitvoering van de werkzaamheden door SCI/ SII en de betreffende factuur.
g. Na het verstrijken van de betalingstermijn is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim; vanaf het moment van verzuim is over het opeisbare bedrag de wettelijke
(handels-)rente verschuldigd.
h. Alle kosten die door SCI/ SII moeten worden gemaakt ter voldoening van de vordering in en buiten rechte komen voor rekening van de Opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden berekend volgens het krachtens artikel 6:96 lid 5 BW geldende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten dan wel het door de rechtbanken in Nederland gehanteerde Rapport Voorwerk II, met een minimum van € 350, -.
i. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om te verrekenen.
j. Facturen worden per e-mail verzonden aan het door de onderneming opgegeven e-mail adres 8 weken voor aanvang van de audit/inspectie, tenzij anders is overeengekomen. Het op tijd betalen van het verzonden factuur is de verantwoording van de onderneming.

8. Wijziging en annulering
a. De Opdrachtgever kan de geplande afspraak t.b.v. audit /inspectie annuleren of wijzigen onder de volgende voorwaarden:
– bij annulering of wijziging korter dan 15 kalenderdagen voor aanvang van de opdracht is Opdrachtgever verplicht 100% van het factuurbedrag te vergoeden.
– bij annulering of wijziging korter dan 35 kalenderdagen voor aanvang van de opdracht is Opdrachtgever verplicht 50% van het factuurbedrag te vergoeden.
– annulering of wijziging door Opdrachtgever kan tot 35 kalenderdagen kosteloos geschieden.
b. Het verzoek tot annulering dient schriftelijk en onder opgaaf van redenen te worden gedaan.
c. Wel zijn te allen tijde de kosten die SCI/ SII aan derden heeft gemaakt voor rekening van de Opdrachtgever.
d. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of extra werkzaamheden uit te voeren, zullen partijen tijdig, schriftelijk en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aanpassen. Hiervoor kan SCI/ SII extra kosten in rekening brengen.
e. Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of dat er extra werkzaamheden moeten worden verricht, kan het tijdstip van voltooiing van de overeenkomst daardoor worden beïnvloed. SCI/ SII zal de Opdrachtgever daar zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.
f. SCI/ SII heeft het recht om, op grond van voor haar moverende redenen, de opdracht te annuleren, in welke geval de Opdrachtgever recht heeft op terugbetaling van het betreffende deel van de factuur waarop de annulering van SCI/ SII betrekking heeft.
g. Bij annulering van de gemaakte afspraak en het niet maken van een nieuwe afspraak t.b.v. audit / inspectie komt de overeenkomst te vervallen en dient de onderneming een opzegtermijn van 3 maanden te hanteren, conform artikel 10 van deze Algemene Voorwaarden.
h. Indien de onderneming een geplande afspraak annuleert en een nieuwe datum inplant conform de audit/inspectie frequentie geschied dit onder artikel 8a van deze Algemene Voorwaarden.
i. Indien het verzonden factuur van SCI/SII aan opdrachtgever niet voortijdig (14 dagen voor aanvang conform de certificatie/inspectie overeenkomst) betreffende de audit/inspectie is voldaan aan SCI/SII zal de audit/inspectie geannuleerd worden door SII/SCI wegen het niet nakomen van de financiële verplichting jegens SCI/SII, het verzonden factuur aan opdrachtgever door SCI/SII blijft hiermee wel incasseerbaar en zal alsnog voldaan dienen te worden aan SCI/SII.

9. Opschorting van de overeenkomst
a. SCI/ SII is bevoegd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten indien de Opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt of niet na dreigt te komen.
b. De bevoegdheid tot opschorting vervalt indien de Opdrachtgever ter verzekering van de nakoming van haar verplichtingen genoegzame zekerheid heeft gesteld ten behoeve van SCI/ SII.
c. Opschorting van de overeenkomst ontslaat de Opdrachtgever niet van haar betalingsverplichtingen.
d. Indien SCI/ SII door het opschorten van de overeenkomst schade lijdt en/of hierdoor extra kosten heeft gemaakt, dan komt dit voor rekening van de Opdrachtgever.
e. SCI/ SII is niet aansprakelijk voor schade die de Opdrachtgever lijdt als gevolg van de opschorting.

10. Tussentijdse opzegging en ontbinding van de overeenkomst
a. De overeenkomst is enkel tussentijds opzegbaar, indien dit expliciet is overeengekomen.
b. Overeenkomsten van onbepaalde tijd kunnen aan het einde van ieder contractjaar worden beëindigd na een schriftelijke opzegging middels aangetekend schrijven en met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.
c. SCI/ SII heeft het recht de overeenkomst te ontbinden indien:
– de Opdrachtgever in staat van faillissement is geraakt of aan haar surseance van betaling is verleend;
– zich omstandigheden voortdoen die van dien aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk is of indien nakoming in redelijkheid niet van SCI/ SII kan worden gevergd;
d. Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn alle vorderingen van SCI/ SII op de Opdrachtgever direct opeisbaar.
e. Wanneer de SNA de onderneming heeft geschorst cq beëindigd uit het SNA register, dient de onderneming met de II een nieuwe overeenkomst aan te gaan.

11. Toepasselijk recht en geschilbeslechting
a. Op de rechtsverhouding tussen SCI/ SII en de Opdrachtgever is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
b. Geschillen zullen in eerste aanleg worden berecht door de bevoegde rechter van de Rechtbank Rotterdam; niettemin heeft SCI/ SII het recht om de kwestie voor te leggen aan de rechter van de woonplaats van de Opdrachtgever.

12. Slotbepalingen
a. SCI/ SII is te allen tijde gerechtigd haar prijzen en tarieven te wijzigen. De Opdrachtgever zal hiervan tijdig in kennis worden gesteld.
b. SCI/ SII heeft het recht om zonder voorafgaande kennisgeving deze algemene voorwaarden te wijzigen. De Opdrachtgever heeft in dat geval het recht reeds gegeven opdrachten, voor zover niet (gedeeltelijk) uitgevoerd, te annuleren binnen 8 kalenderdagen na deze wijziging.
c. Mocht enige bepaling uit deze voorwaarden achteraf onverbindend blijken, dan wordt die bepaling vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk in lijn ligt daarmee en blijven de overige bepalingen onverkort van toepassing.
d. De meest recente versie van deze algemene voorwaarden, zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder de nummers 62675230 (SCI) en 62659472 (SII) en te vinden op de website van SCI/ SII, zal gelden.

Ridderkerk, 25-05-2018

Safex Certificatie B.V. | Safex Inspectie B.V.