De praktijk: Het formulier van de Belastingdienst ontleed
Veel relaties verwijzen naar het officiële formulier Voorbeeld vastlegging “specificatie gewerkte uren” van de Belastingdienst (zie afbeelding). In dit format staat de kolom BSN inderdaad direct naast de gewerkte uren per dag.
Hoewel dit formulier fiscaal 100% dekkend is voor de Wet ketenaansprakelijkheid (Wka), waarschuwt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor de risico’s hiervan op de werkvloer.
Hoe gebruikt u dit format AVG-proof?
De Belastingdienst vermeldt zélf al een cruciale ontsnappingsroute in de kleine lettertjes bovenaan het formulier:
“U kunt ook gebruik maken van een digitale urenadministratie die gekoppeld is aan de administratie van de persoonsgegevens.”
Dit betekent dat u deze kolommen niet op één fysieke papieren lijst hoeft te zetten die in de bouwkeet ligt of via WhatsApp-groepen wordt gedeeld. U richt het als volgt in:
- Operationeel (Keet/Werkvloer): U gebruikt dit exacte formulier, maar laat de kolom ‘BSN’ leeg of vervangt deze door een uniek Inleennummer.
- Centraal (Backoffice): In uw beveiligde (digitale) personeelsomgeving koppelt u het Inleennummer aan het daadwerkelijke BSN-nummer van de kracht.
Komt de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) of de Belastingdienst controleren? Dan voegt uw administratieve software deze twee databronnen direct samen tot het volledige format zoals de Belastingdienst dat eist. Zo bent u klaar voor de Wtta, gedekt voor de ketenaansprakelijkheid én compliant met de AVG.
